解決方案
客服中心向來圍繞平均處理時間(AHT)運作:平均通話越短,客服人員每班能接的電話就越多,而這項指標幾乎出現在每一份業界標竿報告中。主管依此進行輔導,客服人員感受得到,來電者也感受得到——無論訓練手冊怎麼強調要傾聽顧客,急著收尾、想掛電話的壓力,都聽得出現在匆忙客服人員的說話方式裡。
Zappos 的品牌建立在相反的承諾上:客服代表被賦予充分授權,可採取任何必要做法讓來電者滿意,包括解決與 Zappos 訂單毫無關係的問題。但只要團隊自己的儀表板仍以 AHT 運作,這項承諾就會與每位客服中心主管受訓要保護的那個數字相互競爭——公司可以嘴上說「慢慢來」,底下卻仍在衡量「快一點」。
Zappos 的顧客忠誠團隊徹底將平均處理時間從客服中心指標中移除,改以「個人服務水準」取代——也就是客服人員在班期間實際用於顧客來電的百分比,目標為 80%。單一通話花多久時間,不再被追蹤或用於輔導;整體達到 80% 門檻的客服人員會獲得獎勵(包括轉獎品輪盤),未達門檻者則針對投入程度接受輔導,而非針對速度。
成果
以個人服務水準——即班期間用於通話的時間佔比——取代平均處理時間,讓客服人員因投入程度而非速度獲得獎勵。
為何奏效
客服人員不再感到必須盡快結束通話的壓力,因此能專注於來電者。
新指標獎勵整體的投入程度,而非單通電話的速度,使誘因與品牌承諾一致。
輔導重點從速度轉向投入程度,強化了期望的行為。
長時間通話變得可以接受,因而能深入解決問題並建立情感連結。
可應用之處
如果某項替代指標訓練出你不想要的行為,就直接衡量真正的目標,即使它在舊儀表板上看起來較差。
後續發展
擺脫單通電話的計時限制後,客服人員通常會花上一段對話所需的時間——團隊記錄中最長的通話超過八小時,其中一例是 Zappos 本身缺貨時,客服人員協助來電者在競爭對手的網站上找到鞋子,之後仍繼續留在線上。營運經理 Derek Carder 明確描述了這項取捨:團隊優化的是與來電者之間的情感連結,而非盡快讓對方掛電話。
追溯依據
參考來源
- Call Centre Metrics the Zappos Way The Squawk Point · squawkpoint.com
- The Zappos Customer Support Key Performance Indicators CallFire · callfire.com