Swanage Railway reduzierte den Arbeitsaufwand für Freiwillige um 26,7 % durch optimierte Dienstplanung

Museumsbahnen sind auf Freiwillige angewiesen, doch ihre Dienstplanung folgt derselben starren Schichtlogik wie bei bezahlten Bahnen – nur in viel kleinerem Maßstab und mit weit höherem Risiko von Personalfluktuation. Die Swanage Railway, eine führende britische Museumsbahn, hatte keine Belege dafür, dass mathematisch gestützte Instrumente helfen könnten – diese Studie war eine der ersten, die dies untersuchte.

Das Team entwickelte gemeinsam Optimierungsmodelle für die Arbeitskräftezuweisung, die Freiwillige ausdrücklich in den Dienstplan integrieren. Die Modelle verteilen die Arbeit gleichmäßig auf die Mitarbeiter und erhalten zugleich die Flexibilität, die Freiwillige benötigen.

Die gemessenen Ergebnisse: Vier Stunden wöchentliche Überstunden wurden für einige Mitarbeiter in Notfällen beseitigt; eine Reduzierung des Arbeitsaufwands um 26,7 % für bestehende Mitarbeiter, wenn Freiwillige effizient eingebunden wurden; und eine mögliche Senkung der Personalkosten um 35 %, wenn bezahlte Mitarbeiter nach Stunden statt mit Festgehalt entlohnt würden.

Freiwillige als planbare Arbeitskräfte behandeln, nicht als Goodwill

Freiwillige sind eine flexible Ressource, die die meisten Museumsbahnen jedoch so einplanen, als wären sie festangestellte Mitarbeiter – das Modell behandelt sie als echte Arbeitskräfte und setzt sie dort ein, wo Engpässe auftreten.

Die Kennzahlen zu Überstunden und Arbeitsaufwand stammen direkt aus den eigenen Daten der Organisation, sodass der Fall eine Branche überzeugte, die angenommen hatte, Operations Research sei nur etwas für Hauptbahnstrecken.

Das Szenario mit 35 % geringeren Personalkosten zeigt, dass sich dasselbe Modell selbst finanziert, falls die Bahn jemals ihre Vergütungsstruktur ändert.

Freiwilligenorganisationen zahlen dennoch einen realen Preis in Form von Überlastung und Überstunden; selbst eine gemeinnützige Belegschaft lässt sich durch Optimierung so einplanen, dass Menschen dort eingesetzt werden, wo sie am meisten bewirken.

Veröffentlicht im INFORMS Journal on Applied Analytics im Jahr 2025 als eine der ersten Demonstrationen von Operations Research in der Personalplanung einer Museumsbahn. Die Modelle wurden gemeinsam mit der Swanage Railway entwickelt und sind als übertragbar auf andere Museumsbahnen und auf freiwilligenabhängige Betriebe konzipiert.