Hootsuite、「悪しきシステムの皇帝」を任命、200ドルのTシャツ承認のようなルールを廃止へ

2017年3月のFast Companyの記事で、HootsuiteのCEOライアン・ホームズは、ある従業員が顧客にロゴ入りTシャツを送ろうとした際のことを述べている。承認手続きが完了するまでに、組織図をさかのぼって意見を求められた全員を数えると、シャツのコストは少なくとも200ドルに膨らんでいたとホームズは言う。会社の初期には、ノベルティの依頼はマネージャーの承認が必要で、従業員数が1,000人に近づくにつれてそのルールは煩雑になっていった。

テクノロジー担当のシニアディレクターであるノエルは、15ドルの贈り物の承認を得るために、数日間マネージャーであるCTOを追いかけ回した。その後、1日か2日を費やして財務とマーケティングを説得し、正式な承認ルールを廃止して人々の裁量を信頼するようにさせた。ホームズによれば、1,000人規模の会社全体で、この変更により年間数百時間の従業員の時間が節約されるという。

これがきっかけで「悪しきシステムの皇帝」という非公式の役割が生まれ、ノエルが本業のかたわら最初の任期に志願した。マネージャーの助けを借りても解決できない問題を抱える従業員は、この皇帝に連絡でき、皇帝は有用性を失ったプロセスを検討する。

悪しき社内ルールを廃止する明確な権限を誰かに与えること。なぜなら、誰もが悪態をつくプロセスの持ち主は誰もいないからだ。

悪しきシステムは、誰も監視せず、誰も変更する権限を持たない「企業のバミューダトライアングル」に陥ってしまう。

小規模企業向けに作られたルールは、1,000人規模になるとコストがかかる。

連絡できる単一の担当者がいれば、プロセスを修正する方がそれに従うよりも安くつく。

プロセスは持ち主のいない隅へと劣化していく。全社的な権限を持つ担当者を指名すれば、時代遅れのルールはただ従われるだけでなく修正される。

記事は、ノベルティ承認ルールが廃止されたこと、そして皇帝の役割がちょうど設けられ、ノエルが最初の就任者であることを報じている。ノベルティ変更によるホームズの年間数百時間という推計以外に、節約額の数字は示されていない。