Hootsuite nombra a un 'Zar de los Malos Sistemas' para eliminar normas como la aprobación de camisetas de 200 dólares

En un artículo de Fast Company de marzo de 2017, el CEO de Hootsuite, Ryan Holmes, describe a un empleado que quería enviar a un cliente una camiseta con el logotipo. Para cuando terminaron las aprobaciones, contando a todos los que tenían que intervenir en la jerarquía organizativa, Holmes dice que el costo de la camiseta había aumentado a al menos 200 dólares. En los primeros días de la empresa, los gerentes tenían que aprobar las solicitudes de artículos promocionales, una norma que se volvió engorrosa a medida que la plantilla crecía hacia las 1.000 personas.

El director sénior de tecnología, Noel, pasó varios días persiguiendo a su gerente, el CTO, para que aprobara un regalo de 15 dólares. Luego pasó uno o dos días convenciendo a finanzas y marketing de que eliminaran la norma de aprobación formal y confiaran en el criterio de las personas. Holmes dice que, en una empresa de 1.000 personas, el cambio ahorra cientos de horas de empleados al año.

Eso dio lugar al 'Zar de los Malos Sistemas', un rol no oficial, con Noel ofreciéndose como voluntario para el primer turno de servicio además de su trabajo habitual. Los empleados con un problema que no pueden resolver, ni siquiera con la ayuda de su gerente, pueden contactar al Zar, quien examina los procesos que han sobrevivido a su utilidad.

Dar a alguien un mandato explícito para eliminar malas normas internas, porque nadie es dueño de los procesos que todos maldicen.

Los malos sistemas terminan en un 'triángulo de las Bermudas corporativo' que nadie supervisa y que nadie tiene la facultad de cambiar.

Una norma creada para una empresa pequeña se vuelve costosa con 1.000 personas.

Un único responsable accesible hace que corregir un proceso sea más barato que cumplirlo.

Los procesos se degradan hasta convertirse en un rincón sin dueño; nombrar a un responsable con autoridad en toda la empresa hace que las normas obsoletas se corrijan en lugar de limitarse a cumplirlas.

El artículo informa de que la norma de aprobación de artículos promocionales fue eliminada y que el rol de Zar acababa de crearse, con Noel como primer titular. No ofrece cifras de ahorro más allá de la estimación de Holmes de cientos de horas al año gracias al cambio en los artículos promocionales.