Hootsuite nomeia um 'Czar dos Sistemas Ruins' para eliminar regras como a aprovação de uma camiseta de US$ 200

Em uma matéria da Fast Company de março de 2017, o CEO da Hootsuite, Ryan Holmes, descreve um funcionário que queria enviar a um cliente uma camiseta com o logotipo. Quando as aprovações foram concluídas, contando todos na hierarquia organizacional que precisaram opinar, Holmes diz que o custo da camiseta havia inflado para pelo menos US$ 200. Nos primeiros dias da empresa, os gerentes precisavam aprovar pedidos de brindes, uma regra que se tornou onerosa à medida que o quadro de funcionários crescia em direção a 1.000 pessoas.

O diretor sênior de tecnologia Noel passou vários dias perseguindo seu gerente, o CTO, para conseguir a aprovação de um presente de US$ 15. Depois, passou um ou dois dias convencendo finanças e marketing a abandonar a regra de aprovação formal e confiar no critério das pessoas. Holmes diz que, em uma empresa de 1.000 pessoas, a mudança economiza centenas de horas de trabalho por ano.

Isso deu origem ao 'Czar dos Sistemas Ruins', um cargo não oficial, com Noel se voluntariando para o primeiro mandato além de seu trabalho diário. Funcionários com um problema que não conseguem resolver, mesmo com ajuda de seu gerente, podem contatar o Czar, que analisa processos que já não são úteis.

Dê a alguém um mandato explícito para eliminar regras internas ruins, porque ninguém é responsável pelos processos que todos maldizem.

Sistemas ruins acabam em um 'Triângulo das Bermudas corporativo' que ninguém monitora e ninguém tem poder para mudar.

Uma regra criada para uma empresa pequena se torna cara com 1.000 pessoas.

Um único responsável acessível torna a correção de um processo mais barata do que cumpri-lo.

Os processos se deterioram em um canto sem dono; nomear um responsável com autoridade em toda a empresa faz com que regras obsoletas sejam corrigidas em vez de apenas cumpridas.

A matéria relata que a regra de aprovação de brindes foi eliminada e que o cargo de Czar havia acabado de ser criado, com Noel como o primeiro ocupante. Não apresenta números de economia além da estimativa de Holmes de centenas de horas por ano com a mudança nos brindes.