Hootsuite nomme un « Czar des mauvais systèmes » pour supprimer des règles comme l'approbation d'un T-shirt à 200 $

Dans un article de Fast Company de mars 2017, le PDG de Hootsuite, Ryan Holmes, décrit un employé qui voulait envoyer à un client un T-shirt à logo. Le temps que les approbations soient terminées, en comptant toutes les personnes de la chaîne hiérarchique qui devaient donner leur avis, Holmes affirme que le coût du T-shirt avait gonflé à au moins 200 $. Aux débuts de l'entreprise, les managers devaient approuver les demandes de goodies, une règle devenue pesante à mesure que les effectifs approchaient le millier de personnes.

Le directeur principal de la technologie, Noel, a passé plusieurs jours à courir après son manager, le CTO, pour obtenir la validation d'un cadeau de 15 $. Il a ensuite passé un jour ou deux à convaincre les finances et le marketing d'abandonner la règle d'approbation formelle et de faire confiance à la discrétion des gens. Holmes affirme que, dans une entreprise de 1 000 personnes, ce changement permet d'économiser des centaines d'heures de travail salarié par an.

Cela a donné naissance au « Czar des mauvais systèmes », un rôle non officiel, Noel s'étant porté volontaire pour la première période d'exercice en plus de son travail quotidien. Les employés confrontés à un problème qu'ils ne peuvent pas résoudre, même avec l'aide de leur manager, peuvent contacter le Czar, qui examine les processus ayant survécu à leur utilité.

Donner à quelqu'un un mandat explicite pour tuer les mauvaises règles internes, car personne n'est responsable des processus que tout le monde maudit.

Les mauvais systèmes finissent dans un « triangle des Bermudes de l'entreprise » que personne ne surveille et que personne n'a le pouvoir de changer.

Une règle conçue pour une petite entreprise devient coûteuse à 1 000 personnes.

Un responsable unique et joignable rend la correction d'un processus moins coûteuse que son respect.

Les processus se dégradent dans un coin sans responsable ; nommer un responsable doté d'une autorité transversale à l'entreprise permet de corriger les règles obsolètes au lieu de simplement s'y conformer.

L'article rapporte que la règle d'approbation des goodies a été supprimée et que le rôle de Czar venait d'être créé, Noel en étant le premier titulaire. Il ne donne aucun chiffre d'économies au-delà de l'estimation de Holmes de centaines d'heures par an grâce au changement sur les goodies.