Hootsuite ernennt einen „Czar of Bad Systems“, um Regeln wie die Genehmigung für ein 200-Dollar-T-Shirt abzuschaffen

In einem Fast-Company-Artikel vom März 2017 beschreibt Hootsuite-CEO Ryan Holmes einen Mitarbeiter, der einem Kunden ein T-Shirt mit Logo schicken wollte. Bis die Genehmigungen erledigt waren und alle in der Organisationshierarchie, die mitreden mussten, gezählt waren, seien die Kosten des Shirts laut Holmes auf mindestens 200 Dollar gestiegen. In den Anfängen des Unternehmens mussten Manager Werbeartikel-Anfragen genehmigen, eine Regel, die mit dem Wachstum der Belegschaft auf fast 1.000 Mitarbeiter beschwerlich wurde.

Der Senior Director of Technology Noel verbrachte mehrere Tage damit, seinen Manager, den CTO, für die Freigabe eines Geschenks im Wert von 15 Dollar zu erreichen. Danach brauchte er ein bis zwei Tage, um Finanzen und Marketing davon zu überzeugen, die formale Genehmigungsregel fallen zu lassen und auf das Ermessen der Mitarbeiter zu vertrauen. Holmes sagt, dass die Änderung in einem Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern jährlich Hunderte von Arbeitsstunden einspart.

Das führte zum „Czar of Bad Systems“, einer inoffiziellen Rolle, für die sich Noel zusätzlich zu seiner eigentlichen Arbeit für die erste Amtszeit freiwillig meldete. Mitarbeiter mit einem Problem, das sie nicht lösen können, selbst mit Hilfe ihres Managers, können sich an den Czar wenden, der Prozesse prüft, die ihren Nutzen überlebt haben.

Geben Sie jemandem ein ausdrückliches Mandat, schlechte interne Regeln zu beseitigen, denn niemand ist für die Prozesse verantwortlich, über die alle fluchen.

Schlechte Systeme landen in einem „Bermudadreieck der Unternehmen“, das niemand überwacht und das zu ändern niemand befugt ist.

Eine Regel, die für ein kleines Unternehmen geschaffen wurde, wird bei 1.000 Mitarbeitern teuer.

Ein einziger erreichbarer Verantwortlicher macht die Behebung eines Prozesses billiger als seine Befolgung.

Prozesse verfallen in eine herrenlose Ecke; wenn man einen Verantwortlichen mit unternehmensweiter Befugnis benennt, werden veraltete Regeln korrigiert statt nur befolgt.

Der Artikel berichtet, dass die Genehmigungsregel für Werbeartikel abgeschafft wurde und dass die Czar-Rolle gerade eingerichtet worden war, mit Noel als erstem Inhaber. Er nennt keine Zahlen zu Einsparungen über Holmes' Schätzung von Hunderten von Stunden pro Jahr durch die Änderung bei den Werbeartikeln hinaus.